1С Документооборот

1С:Документооборот 8 предназначен для предприятий различных отраслей и государственных учреждений. Программа позволяет регистрировать и хранить входящую, исходящую, внутреннюю документацию. Предусмотрено хранение файлов различных форматов, хранение истории версий файлов (с возможностью откатиться к любой версии файла, а также отследить, кто вносил изменения); Существует возможность создавать файлы документов по шаблонам.

Предусмотрена структура хранения документов (дерево и иерархию папок, в которых хранятся документы вы можете создать самостоятельно, например, служебные записки, договоры поставки, договоры аренды, акты оказанных услуг, бухгалтерские отчеты и т.д.);

В 1С:Документообороте предусмотрено разделение документов на виды (договор, акт, служебная записка и т.д.). Для каждого вида документа можно назначить правило нумерации (например, номер по порядку - месяц, год); Также для каждого вида документов можно настроить состав реквизитов карточки документа (для договора - контрагент, срок, сумма и т.д.);

В программе предусмотрен учет документов в разрезе проектов, учет переписки по документам, журнал передачи документов (кому был передан, срок возвращения, отметка о возвращении), объединение документов в тома, отражение хранения бумажных экземпляров (например, один экземпляр, четыре страницы), отражение передачи в архив и уничтожения документов;

1С:Документооборот предусматривает разделение уровней доступа пользователей к документации. Можно назначить для документов грифы доступа, рабочие группы, разграничить пользователям права доступа к определенным папкам и видам документов.

Предусмотрены механизмы для согласования, утверждения, исполнения, ознакомления и других процессов. При этом задачи можно получать в окне программы, по электронной почте и в мобильном приложении.

Программа предусматривает ряд отчетов, для контроля работы с документами (договоры с истекающим сроком; документы, переданные контрагентам и сотрудникам со сроками; отчеты по задачам пользователе; справка об исполнительской дисциплине и т.д.).

Также существует версия программы с английским интерфейсом.

Функциональные возможности "1С:Документооборот 8":

Учет документов:

• Регистрация и хранение внутренней, входящей и исходящей документации; Каждый документ хранится в виде карточки документа в "1С" и прикрепленных к карточке файлов произвольного формата. Любой документ можно быстро найти по одному из реквизитов его карточки (например, по контрагенту, по ответственному и так далее);
• Возможность добавить документы по заранее созданным шаблонам;
• Возможность загрузить документы со сканера;
• Разделение уровней прав доступа пользователей к документам: грифы доступа, рабочие группы по документу, настройка прав доступа к папкам и видам документов;
• Файлы документов хранятся с историей версий. Можно откатиться к любой версии, посмотреть кто и когда внес изменения в документ;
• Произвольная структура и иерархия папок для хранения документов;
• Виды документов (договоры, акты, служебные записки и т.д.);
• Возможность назначить различный состав реквизитов для карточки разных видов документов (для договора, например, это контрагент, срок, сумма и т.д.);
• Нумераторы. Правила создания номера для каждого вида документа (например номер по порядку - месяц, год); Для каждого вида документов предусмотрена сквозная нумерация;
• Объединение документов в тома и дела;
• Учет документов в разрезе проектов, а также учет документов, относящихся к определенному вопросу;
• Журнал передачи документа (дата передачи контрагенту или сотруднику, срок возвращения, отметка о возвращении); Не вернувшиеся в срок документы в журнале передачи отмечены красным цветом;
• История переписки по документу;
• Регистрация хранения бумажных экземпляров (например, один экземпляр, четыре страницы);
• Регистрация передачи в архив и уничтожения документов.

Бизнес-процессы:

• Процессы регистрации входящих и исходящих документов;
• Согласование; Назначается (или подставляется по шаблону) список согласующих лиц; Согласование может идти последовательно и параллельно; Назначаются сроки каждого этапа согласования; Каждый согласующий может поставить свою визу, существует возможность закрепить ее электронно-цифровой подписью; каждый согласующий может написать резолюцию; каждый согласующий может вернуть документ на доработку с примечанием;
• Утверждение;
• Ознакомление;
• Исполнение;
• Поручение;
• Задачи по процессам в виде уведомлений в программе, по электронной почте, SMS и в мобильном приложении.

Дополнительные возможности версии КОРП:

• Встроенная электронная почта;
• Потоковое сканирование документов. Многостраничные документы при сканировании автоматически прикрепляются к карточке документа, при этом первая страница автоматически распознается по штрих-коду;
• Штрихкодирование документов;
• Комплексные процессы (возможность составить большой процесс, например, регистрация входящего счета на оплату - согласование с финансовым директором и начальником по закупу - утверждение у директора - исполнение (оплата в бухгалтерии);
• Интеграция с программами "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Управление торговлей 8", "1С:Комплексная автоматизация 8", "1С:ERP Управление предприятием". Например, счет на оплату, созданный в "1С:Управление торговлей" нажатием одной кнопки можно отправить на согласование; Также интегрируются основные справочники (например, контрагенты);
• Интеграция с мобильным приложением;
• Учет в разрезе проектов;
• Интеграция звонков и сообщений Skype;
• Учет мероприятий;
• Календари пользователей;
• И многое другое.